BAB I KONSEP DASAR

1.1 Konsep Dasar Sistem Informasi

1. Definisi Sistem 

Sistem merupakan suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu. Sistem dapat juga diartikan sebagai kumpulan unsur-unsur yang saling berinteraksi satu dengan yang lain untuk menghasilkan tujuan.

2. Karakteristik Sistem 

Sifat-sifat khusus yang dimiliki oleh sistem:

1.) Komponen Sistem

    Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang berarti saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.

2.) Batas Sistem

    Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3.) Lingkungan Luar Sistem

    Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan (harus dijaga dan merupakan energi dari sistem) dan dapat bersifat merugikan (harus ditahan dan dikendalikan).

4.) Penghubung Sistem

    Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lain. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya melalui penghubung, Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi yang lainnya membentuk satu kesatuan

5.) Masukan Sistem

  Masukan adalah komponen sistem yang merupakan bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran yang berguna.. Dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat dioperasikan. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Contoh pada sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer, data adalah signal input yang akan diolah menjadi informasi.

6.) Keluaran Sistem

    Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem lain. Hasil yang dimaksud dapat berupa informasi atau data yang muncul di layar dan fungsinya ialah untuk mempermudah pengguna atau user melihat informasi tersebut.

7.) Pengolah Sistem

    Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Tugas utama pengolah sistem berupa memproses input tadi sehingga menjadi output.

Dengan kata lain, pengolah atau pemrosesan data akan memproses data atau informasi secara menyeluruh untuk kemudian mentransmisikan hasil proses tersebut menuju output sehingga bisa diakses oleh pengguna atau pihak-pihak yang berkepentingan.

8.) Tujuan Sistem

    Suatu sistem pasti mempunyai tujuan. Kalau suatu sistem tidak mempunyai tujuan, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Keberadaan tujuan sistem atau sasaran ini juga turut membantu memastikan sistem informasi berjalan sebagaimana mestinya.

3. Klasifikasi Sistem

Klasifikasi sistem merupakan suatu bentuk kesatuan antara satu komponen dengan satu komponen lainnya. Sistem dapat digolongkan menjadi beberapa jenis, yaitu:

• Sistem Abstrak X Sistem Fisik

    Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau konsep yang tidak

tampak secara fisik. Misalnya, sistem teologi yang menerangkan hubungan manusia dengan Tuhan. Hal inilah terjadi sistem yang tidak tampak oleh manusia, akan tetapi hal itu bisa dirasakannya. 

    Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Contohnya sistem komputer, sistem keuangan, sistem transportasi, dan sistem sekolah. Dalam sistem komputer, terdapat elemen berupa peralatan yang berfungsi secara bersamaan sebagai alat dalam menjalankan pengolahan data. Begitupun dengan sistem lainnya yang memiliki elemen-elemen tersendiri.

• Sistem Alamiah X Sistem Buatan Manusia

    Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, terwujud tanpa ada campur tangan dari manusia. Contohnya sistem perputaran bumi, sistem tata surya, dan sistem terjadinya siang dan malam. 

    Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin (human-machine system). Misalnya sistem komputer dan sistem robotika. Dari sistem tersebut, mesin bergantung pada manusia yang mengoperasikannya.

• Sistem Deterministik X Sistem Probabilistik

    Sistem deterministik adalah sistem yang beroperasi atau berinteraksi dengan cara yang dapat diperkirakan secara pasti dan dapat mengetahui interaksi yang terjadi pada setiap bagian-bagiannya

Contohnya sistem komputer dan operation system android. Yang mana sistem tersebut akan bergerak dengan perkiraan sebuah kode-kode sistem yang berfungsi untuk menjalankan sistem satu dengan yang lain.

    Sedangkan sistem probabilistik adalah sistem yang tidak bisa diprediksikan secara pasti memperkirakan hasil akhirnya karena memiliki unsur probabilitas atau tidak menentu. Contoh:

sistem manusia, sistem persediaan barang, sistem pemilihan presiden, dsb.

• Sistem Tertutup X Sistem Terbuka

    Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luar, dalam hal ini akan terjadi isolasi. Contohnya tabung reaksi dan termos air panas.

    Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh oleh lingkungan luar. Sistem ini  memungkinkan terjadinya pertukaran materi dan energi antara sistem dengan lingkungan. Contohnya sistem organisasi, tumbuhan dan hewan. Tumbuhan biasanya menyerap air dan karbondioksida dari lingkungan. Tumbuhan juga membutuhkan kalor yang dipancarkan oleh matahari.. 

I.2 Konsep Dasar Informasi

1. Definisi Data & Informasi:

    Data adalah suatu istilah majemuk dari datum yang berarti fakta atau bagian dari kata yang mengandung arti, yang berhubungan dengan kenyataan, simbol-simbol, gambar-gambar, kata-kata angka-angka, huruf-huruf atau simbol-simbol yang menunjukkan ide, objek, kondisi atau situasi. Dapat disimpulkan, data adalah bahan baku informasi, didefinisikan sebagai kelompok simbol-simbol yang mewakili fakta, kejadian, tindakan, benda, dan sebagainya 

    Sedangkan, informasi Menurut Kelly (2011:10) adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang.

2. Siklus Informasi

    Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima informasi kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, sehingga menghasilkan suatu tindakan yang lain yang membuat sejumlah data kembali. Data tersebut diinput, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya hingga membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh John Burch disebut dengan nama siklus informasi (information cycle).

3. Contoh Penggunaan Data dan Informasi yang Dihasilkan pada Perancangan Sistem Informasi.

1.) Mutu Informasi

a. Kualitas informasi

    Kualitas informasi adalah aspek-aspek penting yang menentukan seberapa baik informasi tersebut memenuhi kebutuhan pengguna. Kualitas informasi memliki 3 faktor utama:

1. Informasi harus akurat: informasi harus terbebas dari kesalahan-kesalahan, tidak bias dan tidak menyesatkan. Informasi harus lengkap (completeness), benar (correctness), dan aman (secure).

2. Informasi harus tepat waktu: informasi yang datang kepada penerimanya tidak boleh mengalami keterlambatan

3. Informasi harus relevan: informasi memiliki manfaat bagi penerimanya

    Faktor lain dari kualitas informasi terdiri dari:

1. Ekonomis: seberapa besar sumber daya yang diperlukan untuk mentransformasikan informasi menjadi komponen yang berperan dalam pemecahan suatu masalah. 

2. Efisien: informasi akan memiliki kualitas yang baik jika informasi tersebut memiliki efisiensi, yang berarti bahwa informasi tersebut tepat guna bagi pemakainya. 

3. Dapat dipercaya: berasal dari sumber yang dapat dipercaya.

b. Nilai informasi 

    Nilai informasi bisa diartikan sebagai data dengan arti atau makna atau informasi yang memiliki arti penting dan manfaat yang relatif untuk membuat suatu keputusan untuk melakukan tindakan selanjutnya. Nilai suatu informasi berhubungan dengan keputusan. Hal ini berarti bahwa bila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan. Nilai sebuah informasi ditentukan oleh 2 hal:

1. Manfaat dari informasi tersebut

2. Biaya untuk mendapatkan informasi

I.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

1. Definisi Sistem Informasi

    Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai sistem yang menghubungkan antara teknologi, manusia, dan prosedur yang bekerja bersama-sama untuk mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan menyebarkan informasi yang relevan bagi organisasi. 

Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan

transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu

organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.Komponen-Komponen Sistem Informasi:

a. HARDWARE: Komponen hardware dalam sistem informasi merupakan perangkat fisik yang digunakan untuk memasukkan (input), memproses, mengeluarkan data (output), dan simpanan luar. Ini digunakan sebagai media antara data dan sistem yang ada di dalamnya dengan manusia sebagai penggunanya.

b. SOFTWARE: Komponen software dalam sistem informasi merujuk pada program yang berjalan di dalam perangkat keras yang memungkinkan sistem ini berjalan dan digunakan oleh manusia. Program ini perlu ditanamkan guna memberi aturan-aturan tertentu dalam sistem yang dijalankan. Contohnya, sistem operasi, bahasa pemrograman, paket aplikasinya

c. DATABASE: Kumpulan File-File yang saling berhubungan.

Tingkatan Data: character, field: NIM-> 12345, Record #1-> NIM, Nama_MHS, Prodi,

Fakultas. File-> MHS #1 s/d #499

d. PROSEDUR: Alur kerja dari sebuah sistem. Ruang Lingkup Sistem.

Tentukan Ruang Lingkup Sistem pada perancangan Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa

Baru Pada Univ. Muhammadiyah Cirebon.

1. Pendaftaran Mhs Baru

2. Pengecekan Persyaratan Pendaftaran

3. Penyeleksian Mhs Baru

4. Penerimaan Mhs Baru

5. Registrasi Ulang

6. Penentuan Program Studi

7. Pembagian Kelas

e. USER & ADM

3. Peranan Sistem Informasi Bagi Manajemen

1. Dapat mendukung dalam pengambilan keputusan

Sistem informasi menyediakan data dan informasi yang akurat dan tepat waktu kepada manajemen, yang diperlukan untuk pengambilan keputusan yang efektif. Misalnya, laporan keuangan, analisis penjualan, dan data pelanggan yang disajikan oleh sistem informasi membantu manajemen dalam membuat keputusan yang berdasarkan fakta dan data.

2. Dapat meningkatkan efisiensi operasional

Dengan adanya sistem informasi, organisasi dapat menghemat waktu dan sumber daya. Sistem ini mengurangi risiko kesalahan manusia melalui otomatisasi proses, sehingga meningkatkan produktivitas karyawan. Selain itu, dapat mempermudah koordinasi antar divisi, memungkinkan pertukaran informasi yang cepat dan efisien. Sistem seperti Customer Relationship Management (CRM) membantu dalam mengelola hubungan dengan pelanggan secara lebih efisien, dari penjualan hingga pelayanan purna jual.

3. Pengelolaan sumber daya

Sistem informasi membantu manajemen dalam pengelolaan sumber daya secara lebih efektif. Sistem seperti Human Resource Information System (HRIS) membantu dalam pengelolaan data karyawan, penggajian, pelatihan, dan evaluasi kinerja.

4. Contoh Penggunaan Sistem Informasi dalam Organisasi

- E-learning 

E-learning atau electronic learning digunakan dalam bidang pendidikan untuk memudahkan proses belajar dengan menggunakan teknologi digital. Kehadiran E-Learning dalam pemrosesan data dan disebarkan melalui bantuan teknologi memberikan banyak manfaat. Contohnya, e-learning dapat digunakan untuk menyebarkan materi kuliah secara online dan mempermudah interaksi antara mahasiswa dan instruktur.

- Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP digunakan untuk mengintegrasikan semua unit bidang kerja dalam suatu perusahaan, seperti accounting, finance, marketing, HRD, administrasi, dan pengelolaan inventori. Misalnya, perusahaan yang menggunakan ERP dapat mengatur proses produksi, pemasaran, dan keuangan secara integratif.

- Decision Support System (DSS)

DSS membantu manajer dalam membuat keputusan dengan menganalisis data lingkungan organisasi. Contohnya, DSS dapat digunakan untuk memprediksi pendapatan atau pendaftaran siswa baru di sekolah.