Kebijakan dan Perencanaan Sistem
Proses perencanaan sistem terbagi menjadi tiga tahap utama, yang masing-masing memiliki tujuan dan aktivitas spesifik.
1. Merencanakan Proyek-Proyek Sistem
Tahap ini dilakukan oleh staf perencanaan dan bertujuan untuk mengidentifikasi dan merumuskan proyek sistem yang akan dikembangkan. Aktivitas dalam tahap ini meliputi:
a. Mengkaji tujuan, perencanaan strategi
Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan. Perencanaan sistem harus sejalan dengan tujuan perusahaan. Ini berarti perencanaan sistem harus diarahkan untuk dapat merencanakan sistem informasi yang dapat mendukung kegiatan organisasi secara keseluruhan sehingga tujuan perusahaan akan tercapai.
b. Mengidentifikasi proyek-proyek sistem
Menentukan proyek-proyek sistem informasi yang dibutuhkan dalam suatu organisasi. Contoh : Dalam perusahaan bisnis proyek-proyek sistem informasi dapat berupa sistem informasi untuk:
1.) Pengendalian Penjualan dan Pemasaran
Sistem informasi ini dirancang untuk mengelola dan menganalisis data penjualan serta strategi pemasaran. Fungsinya meliputi:
-Pengumpulan Data Penjualan: Merekam transaksi penjualan untuk analisis lebih lanjut.
-Analisis Pasar: Menggunakan data untuk memahami tren pasar dan perilaku konsumen.
-Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM): Mengelola interaksi dengan pelanggan untuk meningkatkan kepuasan dan loyalitas.
2.) Pengendalian Distribusi
Sistem ini bertujuan untuk mengelola aliran barang dari produsen ke konsumen. Fitur utamanya meliputi:
-Manajemen Stok: Memantau persediaan barang secara real-time untuk menghindari kekurangan atau kelebihan stok.
-Pelacakan Pengiriman: Mengawasi proses pengiriman barang agar tepat waktu dan efisien.
-Integrasi dengan Pemasok: Memastikan komunikasi yang baik dengan pemasok untuk pengadaan bahan baku yang diperlukan.
3.) Pengendalian Produksi
Sistem informasi produksi membantu dalam merencanakan, mengendalikan, dan mengevaluasi proses produksi. Aspek pentingnya adalah:
-Jadwal Produksi: Menyusun jadwal yang efisien untuk memaksimalkan output.
-Pengawasan Kualitas: Memastikan produk memenuhi standar kualitas yang ditetapkan.
-Manajemen Sumber Daya: Mengelola penggunaan sumber daya seperti tenaga kerja, mesin, dan bahan baku.
4.) Pengendalian Keuangan
Sistem ini berfokus pada pengelolaan keuangan perusahaan, termasuk:
-Akuntansi dan Pelaporan: Mencatat semua transaksi keuangan dan menghasilkan laporan keuangan yang akurat.
-Penganggaran: Membantu dalam perencanaan anggaran untuk kontrol biaya.
-Analisis Keuangan: Menyediakan analisis untuk pengambilan keputusan investasi dan strategi finansial.
5.) Pengendalian Persediaan
Sistem informasi persediaan bertujuan untuk mengelola stok barang secara efektif. Fitur utama meliputi:
-Pemantauan Persediaan: Memantau jumlah barang yang tersedia untuk memastikan ketersediaan produk.
-Automasi Pemesanan: Mengotomatiskan proses pemesanan ulang saat stok mencapai batas minimum.
-Laporan Persediaan: Menyediakan laporan berkala mengenai status persediaan dan pergerakan barang
c. Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem
Sasaran ini merupakan apa yang ingin dicapai oleh masing-masing proyek sistem. Contoh : Sistem informasi penjualan; memiliki sasaran :
1.) Memberikan Pelayanan Order kepada Pelanggan dengan Lebih Baik
Sistem informasi penjualan bertujuan untuk meningkatkan pengalaman pelanggan dalam melakukan pemesanan. Hal ini dicapai melalui:
-Antarmuka Pengguna yang Ramah: Memudahkan pelanggan dalam melakukan pemesanan secara online atau melalui sistem.
-Otomasi Proses Pemesanan: Mengurangi waktu yang diperlukan untuk memproses order, sehingga pelanggan dapat menerima konfirmasi lebih cepat.
-Pelacakan Status Pesanan: Memberikan informasi real-time kepada pelanggan tentang status pesanan mereka, meningkatkan transparansi dan kepuasan.
2.) Meningkatkan Volume Penjualan
Sistem ini juga dirancang untuk membantu perusahaan dalam mencapai target penjualan yang lebih tinggi. Beberapa cara untuk mencapainya meliputi:
-Analisis Data Penjualan: Menggunakan data historis untuk mengidentifikasi tren dan pola yang dapat dimanfaatkan untuk strategi pemasaran yang lebih baik.
-Promosi dan Diskon: Memungkinkan perusahaan untuk meluncurkan kampanye promosi secara efisien, menarik lebih banyak pelanggan.
-Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM): Membangun hubungan yang lebih baik dengan pelanggan melalui komunikasi yang terpersonalisasi dan layanan purna jual yang baik.
3.) Menyediakan Laporan Penjualan yang Tepat Waktu kepada Manajer Marketing
Sistem informasi penjualan memberikan laporan yang akurat dan tepat waktu, mendukung pengambilan keputusan strategis. Ini mencakup:
-Laporan Real-Time: Menyediakan data terkini tentang penjualan, membantu manajer dalam memantau kinerja secara langsung.
-Analisis Kinerja Penjualan: Menghasilkan laporan analisis yang menunjukkan area-area yang perlu diperbaiki atau peluang baru untuk pertumbuhan.
-Forecasting Penjualan: Membantu dalam meramalkan penjualan di masa depan berdasarkan data historis, memungkinkan perencanaan yang lebih baik.
d. Menetapkan kendala proyek-proyek sistem
Ada 3 faktor kendala :
1.) Masalah Dana
Masalah dana merujuk pada keterbatasan anggaran yang tersedia untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sistem. Faktor ini mencakup biaya perangkat keras, perangkat lunak, tenaga kerja, pelatihan, dan pemeliharaan. D
2.) Masalah Waktu
Masalah waktu merujuk pada batasan waktu yang tersedia untuk menyelesaikan proyek sistem. Faktor ini mencakup tenggat waktu yang ketat dan keterbatasan sumber daya waktu.
3.) Batasan Peraturan yang Berlaku
Batasan peraturan merujuk pada regulasi dan kebijakan yang harus dipatuhi oleh perusahaan dalam pengembangan dan implementasi sistem. Faktor ini mencakup peraturan pemerintah, standar industri, dan kebijakan internal perusahaan.
e. Menentukan prioritas proyek-proyek sistem
Yaitu menentukan proyek-proyek sistem mana yang perlu dikembangkan terlebih dahulu, tentunya proyek-proyek sistem yang sangat diperlukan dan mendesak harus diprioritaskan. Ini memastikan bahwa sumber daya yang terbatas, seperti waktu, dana, dan tenaga kerja, digunakan dengan cara yang paling efektif.
f. Membuat laporan perencanaan sistem
Isi dari laporan perencanaan sistem tersebut adalah :\
- Latar belakang organisasi
- Proyek sistem informasi yang direncanakan
- Sasaran pengembangan sistem informasi
- Kendala di dalam pengembangan sistem informasi
- Menentukan prioritas-prioritas proyek sistem informasi
g. Meminta persetujuan manajemen
Meminta persetujuan manajemen adalah proses yang krusial dalam menjalankan proyek atau inisiatif dalam suatu organisasi. Proses ini melibatkan langkah-langkah untuk memastikan bahwa manajemen setuju dan mendukung rencana atau proposal yang diajukan.
2. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan meliputi:
a. Menunjuk team analis
Menunjuk tim analis adalah langkah krusial dalam memulai proyek pengembangan sistem informasi. Tim ini bertanggung jawab untuk melakukan analisis kebutuhan, merancang solusi, dan memastikan bahwa sistem yang dikembangkan sesuai dengan tujuan organisasi. Beberapa aspek penting dalam penunjukan tim analis meliputi:
-Kompetensi dan Keahlian: Anggota tim harus memiliki keahlian yang relevan, seperti pemahaman tentang teknologi informasi, analisis bisnis, dan manajemen proyek. Ini memastikan bahwa mereka dapat mengidentifikasi masalah dan memberikan solusi yang efektif.
-Peran dan Tanggung Jawab: Setiap anggota tim harus memiliki peran yang jelas, seperti analis sistem, programmer, atau penguji. Pembagian tugas ini membantu dalam koordinasi dan efisiensi kerja.
-Kolaborasi: Tim analis perlu bekerja sama dengan pemangku kepentingan lain di perusahaan untuk memahami kebutuhan pengguna dan mendapatkan dukungan yang diperlukan untuk proyek.
b. Mengumumkan Proyek Pengembangan Sistem
Mengumumkan proyek pengembangan sistem adalah langkah penting untuk memastikan semua pihak terkait mengetahui inisiatif yang akan dilakukan. Langkah ini mencakup:
-Komunikasi Internal: Menginformasikan kepada seluruh karyawan mengenai proyek yang akan dilaksanakan, termasuk tujuan, manfaat, dan dampak yang mungkin terjadi. Ini dapat dilakukan melalui rapat, email, atau buletin internal.
-Mendapatkan Dukungan: Mengumumkan proyek juga bertujuan untuk mendapatkan dukungan dari manajemen dan pemangku kepentingan lainnya. Dukungan ini penting untuk kelancaran proses pengembangan dan implementasi sistem.
-Transparansi: Memberikan informasi yang jelas mengenai timeline proyek, anggaran, dan sumber daya yang diperlukan. Transparansi ini membantu mengelola ekspektasi dan mengurangi resistensi terhadap perubahan.
3. Mendefinisikan proyek-proyek dikembangkan, meliputi :
a. Melakukan studi kelayakan
Studi kelayakan: Suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau tidak
b. Menilai kelayakan proyek sistem
a. Kelayakan teknik:
- ketersediaan teknologi yang digunakan
- ketersediaan staf ahli di dalam mengoperasionalkan teknologi yang digunakan
b. Kelayakan operasi
c. Kelayakan jadwal
d. Kelayakan ekonomi
e. Kelayakan hukum :
- kemampuan personil dalam mengoperasikan sistem informasi yang dibuat
- kemampuan dari sistem informasi untuk menghasilkan informasi
: Apakah sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan :
- besarnya dana yang diperlukan untuk pengembangan sistem
- manfaat yang diperoleh oleh sistem informasi dibandingkan dengan biaya perkembangannya :
Apakah sistem yang akan dikembangkan tidak menyimpang dari hukum yang berlaku
c. Membuat usulan proyek sistem
d. Meminta persetujuan manajemen
Komentar
Posting Komentar