4.1 Definisi Analisa Sistem
Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah dengan menguraikan masalah di dalam suatu sistem menjadi komponen-komponen yang lebih kecil untuk memudahkan kita dalam memahami masalah. Serta mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan dan hambatan yang terjadi untuk mendapatkan kebutuhan yang diharapkan dari suatu sistem sehingga dapat diusulkan perbaikan.
4.2 Tahapan Analisa Sistem : Identify, Understand, Analisis & Report
1. Identify
Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah (problem) dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itulah pada tahap analisis sistem, langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah masalah yang terjadi. Tugas-tugas yuang harus dilakukannya adalah sebagai berikut ini :
a. mengidentifikasi penyebab masalah
Pada tahap ini kita harus dapat mengetahui apa yang menyebabkan masalah terjadi. Misal
terjadi penurunan omzet penjualan karena banyak konsumen yang komplain terhadap divisi
penjualan tersebut.
b. mengidentifikasi titik keputusan
Setelah penyebab terjadinya masalah dapat ditentukan, selanjutnya juga harus ditentukan titik
keputusan penyebab masalah tersebut.
Contoh: penyebab masalah konsumen komplain karena pelayanan yang kurang baik terhadap
konsumen. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah
penanganan order langganan di bagian order penjualan yang kurang baik kepada pelanggan
c. mengidentifikasi personil-personil kunci
Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya,
maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci baik yang langsung
maupun tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut.
2. Understand
Langkah kedua dari tahap analisis sistem adalah memahami kerja dari sistem yang ada. Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahap perencanaan sistem juga pernah dilakukan penelitian untuk memperoleh data, penelitian ini sifatnya adalah penelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedang pada tahap analisis sistem, penelitian yang dilakukan adalah penelitian terinci (detailed survey).
Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan-permasalahan, kelemahankelemahan dan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perlu dikumpulkan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara, observasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sampel.
Langkah kedua dari tahap analisis sistem dapat terdiri dari beberapa tugas yang perlu dilakukan, yaitu sebagai berikut ini :
A. Menetukam Jenis Penelitian
B. Merencanakan Jadwal Penelitian
- Mengatur jadwal wawancara
- Mengatur jadwal observasi
- Mengatur jadwal pengambilan sampel
C. Membuat Penugasan Penelitian
D. Membuat Agenda Wawancara
E. Mengumpulkan Hasil Penelitian
3. Analyze (Menganalisis)
Menganalisis data yang telah dikumpulkan untuk mengidentifikasi akar masalah, kelebihan, dan kekurangan sistem.
Caranya:
- Melakukan analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman sistem.
- Menggunakan teknik-teknik statistik untuk menganalisis data kuantitatif.
- Melakukan simulasi untuk memprediksi kinerja sistem yang baru.
Contoh: Melakukan analisis SWOT terhadap sistem pemesanan tiket kereta api untuk mengetahui faktor-faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi kinerja sistem.
4. Report (Melaporkan)
Tujuannya untuk menyajikan hasil analisis dalam bentuk laporan yang jelas dan mudah dipahami.
Caranya:
- Membuat laporan tertulis yang berisi:
Pendahuluan (latar belakang, tujuan, ruang lingkup)
Temuan (hasil analisis)
Kesimpulan (rangkuman temuan)
Rekomendasi (solusi yang diajukan)
- Membuat presentasi untuk menyampaikan hasil analisis kepada pemangku kepentingan.
Contoh: Menyusun laporan yang berisi rekomendasi untuk memperbaiki sistem pemesanan tiket kereta api, seperti meningkatkan kapasitas server, mempermudah proses pembayaran, dan menyediakan layanan pelanggan yang lebih baik.
4.3 Membuat Laporan Hasil Analisis
Laporan hasil analisis sistem merupakan dokumen penting yang berisi hasil evaluasi menyeluruh terhadap suatu sistem yang sudah ada. Laporan ini berfungsi sebagai dasar untuk melakukan perbaikan atau pengembangan sistem di masa depan.
Isi Laporan Hasil Analisis Sistem
-
Alasan Melakukan Analisis Sistem:
- Tujuan: Jelaskan secara jelas tujuan utama dari analisis sistem. Apakah untuk meningkatkan efisiensi, akurasi, keamanan, atau alasan lainnya?
- Latar Belakang: Berikan gambaran umum tentang sistem yang sedang dianalisis, termasuk sejarahnya, pengguna, dan fungsinya.
- Lingkup Analisis: Batasi ruang lingkup analisis untuk menghindari pembahasan yang terlalu luas.
-
Menguraikan Permasalahan-Permasalahan yang Terjadi pada Sistem Lama:
- Identifikasi Masalah: Buat daftar lengkap semua masalah yang ditemukan pada sistem lama, baik masalah fungsional maupun non-fungsional.
- Deskripsi Masalah: Jelaskan secara detail setiap masalah, termasuk dampaknya terhadap pengguna dan kinerja sistem.
- Bukti: Sertakan bukti-bukti yang mendukung adanya masalah, seperti log error, laporan pengguna, atau data kinerja sistem.
-
Mengidentifikasi Penyebab Masalah:
- Analisis Mendalam: Lakukan analisis mendalam untuk mencari akar penyebab dari setiap masalah.
- Faktor Penyebab: Identifikasi faktor-faktor yang menyebabkan masalah, seperti kesalahan desain, kekurangan sumber daya, atau perubahan lingkungan bisnis.
- Diagram: Gunakan diagram alir atau diagram sebab-akibat untuk memvisualisasikan hubungan antara masalah dan penyebabnya.
-
Kesimpulan Analisis:
- Ringkasan Temuan: Ringkaskan temuan-temuan penting dari analisis.
- Prioritas Masalah: Tentukan prioritas masalah berdasarkan dampaknya terhadap sistem dan pengguna.
- Rekomendasi: Berikan rekomendasi solusi untuk mengatasi masalah-masalah yang telah diidentifikasi. Rekomendasi ini bisa berupa perbaikan sistem yang ada, pengembangan sistem baru, atau perubahan proses bisnis.
Contoh Struktur Laporan:
- Pendahuluan:
- Latar belakang
- Tujuan analisis
- Ruang lingkup
- Metode Analisis:
- Teknik analisis yang digunakan (misalnya, wawancara, observasi, analisis dokumen)
- Hasil Analisis:
- Permasalahan yang ditemukan
- Penyebab masalah
- Kesimpulan dan Rekomendasi:
- Ringkasan temuan
- Prioritas masalah
- Rekomendasi solusi
- Lampiran:
- Data mentah
- Diagram
- Hasil wawancara
Tips Membuat Laporan yang Baik:
- Jelas dan Terstruktur: Gunakan bahasa yang mudah dipahami dan struktur laporan yang logis.
- Objektif: Hindari bias dan presentasikan fakta secara akurat.
- Visualisasi: Gunakan grafik, tabel, atau diagram untuk memperjelas informasi.
- Ringkas: Sampaikan informasi yang penting tanpa bertele-tele.
Tujuan Utama Laporan Hasil Analisis Sistem:
- Mendapatkan Persetujuan: Membujuk pihak terkait untuk melakukan perbaikan atau pengembangan sistem.
- Menjadi Referensi: Sebagai acuan dalam perencanaan dan pelaksanaan proyek pengembangan sistem.
- Mendokumentasikan Proses: Mencatat semua langkah yang telah dilakukan dalam analisis sistem.
Dengan membuat laporan hasil analisis sistem yang baik, Anda dapat memastikan bahwa perbaikan atau pengembangan sistem yang dilakukan akan efektif dan sesuai dengan kebutuhan.
Tugas Sistem Informasi
1. Sebutkan permasalahan-permasalahan yang terjadi pada Universitas Muhammadiyah
Cirebon!
2. Sebutkan kebutuhan-kebutuhan pada perancangan:
a. Sistem Informasi Akademik yang ada di UMC
b. Sistem Informasi Pelayanan Pasien pada RS. Permata Kota Cirebon
c. Sistem Informasi Penjualan pada Toserba Yogya Siliwangi Kota Cirebon
3. Dalam memahami kerja dari sebuah sistem, anda harus melakukan penelitian. Pilihlah
satu perancangan sistem yang ada di dalam soal no 2. Kemudian anda tentukan langkah
langkahnya di dalam penelitian tersebut!
a. Menentukan jenis penelitian
b. Merencanakan jadwal penelitian : 1-20 Desember 2022
c. Membuat penugasan penelitian
d. Membuat agenda wawancara
e. Mengumpulkan hasil penelitian : uraikan bagaimana Anda mengadakan
penelitian.
1. Permasalahan di Universitas Muhammadiyah Cirebon (UMC)
Beberapa permasalahan yang mungkin terjadi di UMC yang sering dihadapi oleh universitas, antara
lain:
• Proses pengolahan data akademik yang kurang efisien: Proses manajemen data
mahasiswa, data dosen, hingga data perkuliahan yang masih dilakukan secara manual atau
semi-manual dapat menyebabkan data yang terintegrasi sulit dicapai.
• Keterbatasan akses informasi: Informasi akademik yang terbatas atau sulit diakses oleh
mahasiswa dan dosen, misalnya jadwal perkuliahan, nilai, informasi keuangan, atau
administrasi.
• Pengelolaan data kehadiran yang kurang optimal: Jika data kehadiran mahasiswa belum
terintegrasi secara sistematis, pengelolaan absensi dan presensi mahasiswa sulit untuk
dikontrol secara efektif.
• Administrasi manual yang lambat: Administrasi yang dilakukan secara manual, seperti
pengisian KRS (Kartu Rencana Studi) dan KHS (Kartu Hasil Studi), dapat memperlambat
alur registrasi akademik.
2. Kebutuhan-Kebutuhan Perancangan
a. Sistem Informasi Akademik di UMC
• Pengelolaan data mahasiswa: Informasi mahasiswa, mulai dari biodata hingga status
akademik, harus mudah diakses dan diatur dalam sistem.
• Manajemen jadwal dan kelas: Pengaturan jadwal perkuliahan, alokasi ruangan, dan
informasi kelas harus terstruktur dan fleksibel.
• Manajemen nilai dan presensi: Input nilai dan kehadiran perlu dilakukan secara sistematis
dan real-time agar mudah dipantau.
• Akses informasi keuangan: Mahasiswa bisa melihat status keuangan mereka terkait
pembayaran biaya kuliah.
• Pengelolaan data dosen: Data dosen, jadwal mengajar, dan penilaian kinerja dapat diakses
dengan mudah.
b. Sistem Informasi Pelayanan Pasien di RS. Permata Kota Cirebon
• Pengelolaan data pasien: Semua data pasien, mulai dari data pribadi, riwayat kesehatan,
hingga kunjungan perlu tersimpan dan terlacak.
• Manajemen rekam medis: Sistem yang dapat menyimpan rekam medis secara terintegrasi
untuk kemudahan akses dokter.
• Sistem antrian: Mengelola antrian pasien agar lebih terstruktur dan efisien.
• Manajemen pembayaran dan asuransi: Mengelola tagihan dan klaim asuransi dengan lebih
efektif.
• Penjadwalan pertemuan: Penjadwalan pertemuan antara pasien dan dokter.
c. Sistem Informasi Penjualan di Toserba Yogya Siliwangi Kota Cirebon
• Pengelolaan inventori: Memastikan barang dagangan yang tersedia dan stok yang akurat.
• Transaksi penjualan: Sistem untuk mengelola transaksi penjualan, retur, dan diskon dengan
mudah.
• Manajemen pelanggan: Mengelola data pelanggan, riwayat pembelian, dan sistem loyalitas.
• Pelaporan penjualan: Menyediakan laporan penjualan secara harian, mingguan, dan
bulanan.
• Sistem kasir dan pembayaran: Mendukung berbagai metode pembayaran dan integrasi
dengan sistem kasir.
3. Langkah-langkah Penelitian untuk Sistem Informasi Akademik di UMC
a. Menentukan Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang dapat dilakukan adalah penelitian terapan karena tujuan penelitian ini adalah
untuk menerapkan atau mengembangkan sistem yang dapat memecahkan masalah nyata dalam
pengelolaan akademik di UMC.
b. Merencanakan Jadwal Penelitian
Jadwal penelitian berlangsung dari 1-20 Desember 2022. Berikut rincian jadwalnya:
• 1-5 Desember: Observasi awal dan pengumpulan data kebutuhan pengguna.
• 6-10 Desember: Perancangan awal sistem dan pengembangan prototipe.
• 11-15 Desember: Uji coba awal prototipe dan pengumpulan feedback.
• 16-20 Desember: Penyempurnaan prototipe dan penyusunan laporan akhir.
c. Membuat Penugasan Penelitian
• Peneliti Utama: Bertanggung jawab atas keseluruhan penelitian, koordinasi tim, dan
pengumpulan data.
• Tim Observasi: Melakukan pengamatan langsung dan mewawancarai pengguna potensial.
• Tim Dokumentasi: Mencatat hasil pengamatan dan wawancara, serta membuat laporan
kemajuan.
• Tim Pengembangan Sistem: Membuat prototipe berdasarkan kebutuhan pengguna.
d. Membuat Agenda Wawancara
• Tujuan: Mengidentifikasi masalah yang dihadapi dan fitur yang diinginkan oleh mahasiswa
dan dosen.
• Peserta: Beberapa mahasiswa, dosen, dan staf administrasi.
• Topik Pertanyaan: Tantangan dalam penggunaan sistem akademik saat ini, fitur yang
diinginkan, serta usulan untuk perbaikan.
e. Mengumpulkan Hasil Penelitian
Pengumpulan hasil penelitian dilakukan dengan metode observasi langsung, wawancara, dan analisis
dokumen. Tim peneliti dapat melakukan wawancara langsung dengan pengguna, merekam tantangan
dan kebutuhan mereka.
Komentar
Posting Komentar